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ROCKWOOD HOLDINGS, INC. E DELLE SUE CONSOCIATE Codice di condotta etico La presente Politica contiene le seguenti sezioni:
Rockwood Holdings, Inc. e le sue consociate (indicate collettivamente con la denominazione di “Società”) si impegnano a condurre la propria attività nel rispetto dei più elevati standard etici e di tutte le leggi, i regolamenti e le norme vigenti. Il Codice di condotta etico riflette tale impegno. Nell’accezione utilizzata nel presente documento, per “Società” si intendono gli amministratori, i dirigenti e i dipendenti a tutti i livelli dell’azienda. Il presente Codice esamina un ampio ventaglio di pratiche e procedure aziendali; non analizza però tutte le possibili situazioni o questioni etiche che potrebbero verificarsi, ma stabilisce alcuni principi di base per aiutare gli amministratori, i dirigenti e i dipendenti ad assumere una condotta aziendale etica. Tutti gli amministratori, i dirigenti e i dipendenti dovranno comportarsi di conseguenza ed evitare l'insorgere del dubbio che vi sia un comportamento improprio. Gli amministratori, i dirigenti e i dipendenti della Società sono tenuti a leggere il presente Codice, ad accertarsi di averlo compreso e a ottemperare alle norme enunciate. Qualsiasi richiesta di chiarimento relativa al presente Codice oppure eventuali domande di natura etica o su quale sia il corretto comportamento da adottare in una particolare situazione dovranno essere rivolte al Senior vicepresidente, Law & Administration, al Consiglio generale (Europa) oppure al Consiglio generale (Nord America), ciascuno dei quali è un “Consiglio generale regionale” oppure alla Rockwood hotline. Per informazioni sulla Rockwood hotline, si rimanda al successivo paragrafo III.Rockwood Hotline. Qualsiasi deroga al presente Codice dovrà essere autorizzata dal Consiglio di Amministrazione di Rockwood Holdings, Inc. (il “Consiglio di Amministrazione”) oppure da un comitato ad hoc del Consiglio stesso e, per quanto attiene a eventuali deroghe autorizzate nei confronti di amministratori o dirigenti, le stesse saranno immediatamente rese pubbliche agli azionisti, secondo modalità stabilite dalla Società. Qualsiasi violazione del presente Codice dovrà essere segnalata immediatamente. Coloro che violano il Codice saranno soggetti ad azioni disciplinari. Chiunque sia a conoscenza di una violazione effettiva o potenziale del presente Codice dovrà attenersi alle linee guida descritte nel successivo paragrafo II.Procedure di conformità. I. PrincipiA. Conformità alle leggi, ai regolamenti e alle norme vigentiTutti gli amministratori, i dirigenti e i dipendenti devono attenersi, in teoria e in pratica, a tutte le leggi, i regolamenti e le norme che disciplinano le attività della Società, incluse le leggi municipali, statali e nazionali vigenti nei contesti in cui la Società opera. Ciascun amministratore, dirigente e dipendente deve comprendere tutte le leggi, i regolamenti e le norme connessi alle proprie mansioni all’interno della Società e ottemperarvi ed è personalmente responsabile in questo senso. Qualsiasi richiesta di chiarimento circa l’applicabilità di una determinata legge dovrà essere rivolta al Senior vicepresidente, Law & Administration oppure a un Consiglio generale regionale. Nel caso in cui una legge sia in conflitto con il presente Codice, è necessario ottemperare alla legge. Nel caso in cui un’usanza locale sia in conflitto con il presente Codice, è necessario ottemperare al Codice. B. Insider TradingLa società ha adottato una politica in materia di negoziazione di titoli (Securities Trading Policy) a cui devono attenersi tutti gli amministratori, i dirigenti e i dipendenti della Società e, in determinate circostanze, anche i loro familiari. La Securities Trading Policy prevede, tra l’altro, che gli amministratori, i dirigenti e i dipendenti e, in determinate circostanze, anche i loro familiari, non possano acquistare o vendere azioni ordinarie di Rockwood Holdings, Inc., qualora si trovino in possesso di informazioni determinanti non di dominio pubblico, né fornire tali informazioni ad altri che, in base ad esse, potrebbero adottare una decisione di investimento (comportamento noto anche come “tipping”). La Securities Trading Policy impedisce inoltre ad amministratori, dirigenti e dipendenti di commerciare in azioni di altre aziende di cui acquisiscano informazioni determinanti, non di dominio pubblico, nell’esercizio delle loro funzioni all’interno della Società. Gli amministratori, i dirigenti e i dipendenti devono fare riferimento alla Securities Trading Policy per verificare quali siano i divieti in materia di “insider trading” e le procedure di negoziazione applicabili. Qualsiasi richiesta di chiarimento circa la Securities Trading Policy dovrà essere rivolta al Senior vicepresidente, Law & Administration oppure a un Consiglio generale regionale. C. Conflitti d'interessiLa politica aziendale non ammette i conflitti d’interessi, a meno che i casi specifici non siano stati autorizzati dal Consiglio di Amministrazione oppure dal Senior vicepresidente, Law & Administration. Si parla di “conflitto d’interessi” quando gli interessi privati di un amministratore, un dirigente o un dipendente interferiscono in qualsiasi modo con gli interessi della Società. Un conflitto d’interessi può nascere quando un amministratore, un dirigente o un dipendente intraprende azioni oppure ha interessi che possono impedirgli di lavorare per la Società in modo obiettivo ed efficiente. Un conflitto d’interessi può sorgere anche quando un amministratore, un dirigente o un dipendente, oppure un membro della sua famiglia, riceve vantaggi personali sfruttando la propria posizione all’interno della Società. È vietato concedere prestiti o garanzie di obbligazione agli amministratori, ai dirigenti e ai dipendenti e alle loro famiglie, se non in casi limitati e circoscritti. Nessun amministratore, dirigente o dipendente può lavorare per un concorrente in qualità di consulente, dirigente o membro del consiglio di amministrazione. Tranne in presenza di un’autorizzazione da parte del Consiglio di Amministrazione o del Senior vicepresidente, Law & Administration, la politica migliore è quella di evitare qualsiasi rapporto di natura commerciale con clienti, fornitori o concorrenti della Società. Non sempre i conflitti d’interesse sono chiari e definiti, pertanto gli amministratori, i dirigenti e i dipendenti che hanno domande, sono invitati a rivolgersi a dirigenti superiori, al Senior vicepresidente, Law & Administration oppure alla Rockwood hotline. Qualora un amministratore, un dirigente o un dipendente venga a conoscenza di un conflitto o di un potenziale conflitto, oppure si chieda se esista o meno un conflitto, dovrà sottoporre la questione al Senior vicepresidente, Law & Administration oppure a un Consiglio generale regionale. D. Opportunità per l'aziendaGli amministratori, i dirigenti e i dipendenti non possono sfruttare a titolo personale nessuna opportunità scoperta utilizzando mezzi o informazioni di proprietà della Società, oppure grazie alla propria posizione, né utilizzare mezzi o informazioni di proprietà della Società o sfruttare la propria posizione per trarre un guadagno personale, in ciascun caso senza l’autorizzazione del Consiglio di Amministrazione. Gli amministratori, i dirigenti e i dipendenti non possono inoltre mettersi in concorrenza con la Società, né direttamente né indirettamente. Gli amministratori, i dirigenti e i dipendenti sono tenuti a tutelare innanzitutto i legittimi interessi della Società ogniqualvolta se ne presenti l’occasione. E. RiservatezzaGli amministratori, i dirigenti e i dipendenti devono mantenere il riserbo sulle informazioni riservate affidate loro dalla Società o dai clienti, dai fornitori o da terzi con cui la Società intrattenga rapporti di natura commerciale, tranne nel caso in cui la divulgazione di tali informazioni sia autorizzata dal Senior vicepresidente, Law & Administration oppure sia legalmente dovuta. Nell’ambito delle informazioni riservate figurano tutte le informazioni non di pubblico dominio che, se divulgate, potrebbero tornare utili ai concorrenti o rivelarsi dannose per la Società o suoi clienti, i suoi fornitori o terzi, tra cui informazioni relative alla sua attività, ai risultati finanziari, ai piani di marketing o strategici, ai clienti e ai prezzi dei prodotti. Sono riservate anche le informazioni che clienti, fornitori o terzi hanno affidato alla Società. Qualsiasi richiesta di chiarimento finalizzata a stabilire se un’informazione sia riservata o meno dovrà essere rivolta al Senior vicepresidente, Law & Administration o a un Consiglio generale regionale. All’interno della Società, le informazioni riservate dovranno essere trasferite solo a coloro che ne hanno bisogno per esercitare le rispettive funzioni aziendali. Amministratori, dirigenti e dipendenti non devono parlare di tali questioni con familiari o conoscenti né in luoghi dove vi sia il rischio di essere ascoltati. L’obbligo di riservatezza permane anche una volta cessato il servizio presso la Società o il rapporto di lavoro con la stessa. La Società ha inoltre adottato una politica di tutela della privacy che la vincola a impegni precisi in materia di trattamento dei dati personali dei clienti. Gli amministratori, i dirigenti e i dipendenti che hanno accesso ai dati personali dei clienti devono conoscere nel dettaglio questa politica e ottemperare alla stessa nella conduzione dell’attività. F. Correttezza commerciale e concorrenzaOgni amministratore, dirigente e dipendente deve adoperarsi per trattare in maniera leale con azionisti, concorrenti, fornitori e dipendenti e competere sempre secondo principi etici e di legalità. Nessun dipendente o amministratore dovrà approfittare in modo sleale di altre persone attraverso la manipolazione, la dissimulazione, l’abuso di informazioni privilegiate, il travisamento di fatti sostanziali o altre pratiche intenzionali sleali. È rigorosamente vietato sottrarre informazioni privilegiate, possedere informazioni su segreti industriali carpite senza l’autorizzazione del proprietario oppure indurre la divulgazione delle stesse da parte di dipendenti o ex dipendenti di altre società. Le attività della Società devono rispettare gli statuti in materia di antitrust e regolamentazione commerciale finalizzati a favorire una concorrenza equa e onesta. Queste leggi disciplinano le modalità secondo le quali amministratori, dirigenti e dipendenti interagiscono con concorrenti, fornitori e altri soggetti con cui intrattengono rapporti di natura commerciale e vietano, tra l’altro, di aggiustare i prezzi, fissare prezzi discriminatori e stipulare accordi con i concorrenti. Tutti gli amministratori, i dirigenti e i dipendenti devono rispettare queste leggi. Lo scopo dei doni e degli intrattenimenti in ambito commerciale è quello di dimostrare benevolenza e consolidare i rapporti di lavoro e non di approfittare in modo sleale dei clienti. Nessun amministratore, dirigente o dipendente, né i loro familiari, possono offrire, ricevere, fornire o accettare un dono o un intrattenimento a meno che (a) non sia un dono in denaro, (b) si tratti di una comune cortesia professionale associata alla normale pratica degli affari, (c) non abbia un valore eccessivo, (d) non possa essere considerato una tangente o una ricompensa e (e) non violi leggi o regolamenti. Chiunque nutra dei dubbi sull’opportunità di eventuali doni o proposte di doni dovrà chiedere chiarimenti al proprio supervisore o direttore. G. Tutela e uso appropriato dei beni della SocietàGli amministratori, i dirigenti e i dipendenti devono tutelare i beni della Società e assicurarne un impiego efficiente. I furti, l’incuria e gli sprechi possono ripercuotersi negativamente sulla redditività della società. Tutti i beni della Società devono essere utilizzati solo per scopi aziendali legittimi e non per attività di carattere commerciale estranee alla Società stessa. Gli amministratori, i dirigenti e i dipendenti devono adottare le misure necessarie per scongiurare furti, danni o abusi. Qualsiasi sospetto di incidente o furto dovrà essere denunciato immediatamente. Rientra nei beni della Società anche la proprietà intellettuale, vale a dire brevetti, marchi depositati e segreti industriali, piani aziendali e strategici, idee di produzione e progettazione, database commerciali, elenchi di clienti, informazioni su salari e prezzi, dati o rapporti finanziari inediti e software sviluppato dalla o per la Società. L’utilizzo o la distribuzione non autorizzati di queste informazioni costituisce una violazione del codice e potrebbe anche costituire un reato, con le conseguenze civili e penali del caso. H. Documentazione aziendale contabile ed extracontabile e divulgazione al pubblicoTutti i registri, le scritture e i conti della Società devono essere tenuti in maniera ragionevolmente dettagliata e riflettere in modo appropriato le questioni a cui si riferiscono, oltre a ottemperare alle disposizioni di legge vigenti, ai principi di contabilità finanziaria e al sistema di controlli interni della Società. Tutti i beni della Società devono essere attentamente e accuratamente contabilizzati. È rigorosamente vietato effettuare registrazioni contabili fuorvianti o contraffare la documentazione. È vietato tenere fondi o beni ufficiosi o non contabilizzati. Molti amministratori, dirigenti e dipendenti utilizzano conti per spese professionali che devono essere documentate e registrate con la massima precisione. Chiunque non sia sicuro della legittimità di una determinata spesa è invitato a chiedere chiarimenti al proprio supervisore o direttore. Le scritture contabili e le comunicazioni aziendali diventano spesso pubbliche e la Società deve evitare esagerazioni, osservazioni offensive, ipotesi o caratterizzazioni improprie di persone e aziende che possano essere fraintese. Questo vale anche per la posta elettronica, i memoranda, le note e le relazioni formali per uso interno. La Società ottempera a tutte le leggi e i regolamenti in materia di conservazione delle scritture, le quali devono essere archiviate o distrutte in maniera sistematica e conformemente alle politiche aziendali di conservazione dei documenti. Nell’eventualità di una controversia legale o di un’indagine governativa, consultare immediatamente il Senior vicepresidente, Law & Administration o un Consiglio generale regionale. Le informazioni contenute nelle comunicazioni pubbliche della Società, inclusi i resoconti periodici che la Società stessa è tenuta a inoltrare presso la Securities and Exchange Commission (SEC), devono essere complete, corrette, tempestive e comprensibili. Tutti gli amministratori, i direttori esecutivi e i dipendenti coinvolti nel processo aziendale di divulgazione hanno la responsabilità di assicurare che tali informazioni siano complete, corrette, accurate, tempestive e reperibili. Se un amministratore, un direttore esecutivo oppure un dipendente è coinvolto nella preparazione dei rendiconti finanziari della Società, questi dovrà operare nel rispetto dei principi e delle regole contabili vigenti affinché tutte le transazioni siano registrate in modo corretto e tempestivo e i rendiconti finanziari riflettano in modo obiettivo ed esauriente le attività e la situazione economica della Società. Qualora un amministratore, un dirigente o un dipendente (a) abbia motivo di ritenere che le scritture contabili della Società non siano tenute in modo preciso o esauriente, oppure che qualcuno abbia reso dichiarazioni fuorvianti a un revisore dei conti interno o esterno oppure sappia che informazioni importanti sono state taciute allo stesso o omesse dai rendiconti presentati dalla Società alla Securities and Exchange Commission (SEC) o (b) nutra timori o desideri presentare reclami su questioni che riguardano la contabilità, i controlli interni e la revisione dei conti, questi dovrà rivolgersi immediatamente al Senior vicepresidente, Law & Administration, al Presidente del Comitato di controllo del Consiglio di Amministrazione oppure alla Rockwood hotline per segnalare il caso. I. Interazione con pubblici ufficialiNei rapporti con i pubblici ufficiali, i dipendenti e gli amministratori devono evitare qualsiasi attività che sia o appaia illegale o contraria all’etica professionale. La legge statunitense in materia di pratiche di corruzione all’estero (Foreign Corrupt Practices Act) vieta di consegnare alcunché di valore, direttamente o indirettamente, a funzionari di governi stranieri o a candidati politici stranieri allo scopo di procacciarsi o condurre affari. È rigorosamente vietato versare illegalmente denaro a favore di funzionari pubblici di qualsiasi paese. La legge vieta inoltre la promessa, l’offerta o la consegna di doni, inclusi pasti, intrattenimenti, trasporti e alloggi, a pubblici ufficiali o a dipendenti delle diverse agenzie del governo statunitense, oltre che delle amministrazioni statali e locali. Prima di consegnare alcunché di valore a qualsiasi funzionario o dipendente pubblico, gli amministratori, i dirigenti e i dipendenti devono ricevere un’autorizzazione dal Senior vicepresidente, Law & Administration. J. Trattamento dei dipendentiLa diversità dei dipendenti della Società costituisce una risorsa di inestimabile valore. La Società è fermamente impegnata ad assicurare pari opportunità in tutti gli aspetti del rapporto di lavoro e pretende il più rigoroso rispetto delle leggi in materia di discriminazione e molestie sul posto di lavoro. La Società non è disposta a tollerare discriminazioni illegali né molestie di alcun tipo. La Società chiede ad amministratori, dirigenti e dipendenti di trattare con rispetto e dignità i colleghi, i dipendenti e tutti coloro con cui interagiscono. La Società cerca di promuovere un’atmosfera in cui la franchezza, la collaborazione e il dialogo siano la norma. K. Salute e sicurezzaLa Società si adopera per assicurare a ogni dipendente un ambiente di lavoro sicuro e sano. Ciascun amministratore, dirigente e dipendente è responsabile di assicurare un posto di lavoro sicuro e sano a tutti gli amministratori, i dirigenti e i dipendenti seguendo le regole e le pratiche di salute e sicurezza e segnalando incidenti e lesioni nonché apparecchiature, pratiche e condizioni privi dei necessari requisiti di sicurezza. La violenza e i comportamenti minacciosi non sono ammessi. Gli amministratori, i dirigenti e i dipendenti devono presentarsi sul posto di lavoro in condizioni tali da poter esercitare le loro funzioni e non essere sotto l’effetto di droghe illegali o alcool. L’uso di droghe illegali o alcool sul posto di lavoro non sarà tollerato. II. Procedure di conformitàNessun Codice di condotta etico può sostituire il comportamento ponderato di un amministratore, dirigente o dipendente che agisce nel rispetto dell’etica professionale né fornire risposte esaurienti a tutte le domande. Poiché la Società non è in grado di prevedere ogni potenziale situazione, sono state adottate determinate politiche e procedure per aiutare gli amministratori, i dirigenti e i dipendenti ad affrontare le questioni e i problemi a mano a mano che si presentano. A. Richiesta di consigliSi incoraggiano gli amministratori, i dirigenti e i dipendenti a riferire ai supervisori, ai superiori, al Senior vicepresidente, Law & Administration, al Consiglio generale regionale oppure alla Rockwood hotline eventuali comportamenti che siano contrari all’etica professionale o illegali oppure questioni relative a contabilità, controllo interno o revisione dei conti e a informarsi sul comportamento corretto da tenere in una particolare situazione. B. Segnalazione di violazioniGli amministratori, i dirigenti e i dipendenti devono essere vigili e attenti alle situazioni che potrebbero costituire una violazione di questo Codice o di leggi, regolamenti e norme vigenti. Qualora un amministratore, un dirigente o un dipendente sia a conoscenza di una violazione oppure ne abbia il sospetto, questi dovrà segnalarla immediatamente al proprio supervisore o superiore. In caso di disagio o difficoltà nel segnalare la questione al proprio diretto superiore o se si ritiene che quest’ultimo non abbia affrontato la situazione nel giusto modo, sarà opportuno rivolgersi al Senior vicepresidente, Law & Administration, al Chief Executive Officer oppure alla Rockwood hotline. In alternativa, sarà possibile sottoporre eventuali dubbi di natura legale o etica al Presidente del Comitato di controllo del Consiglio di Amministrazione della Società. Tutte queste comunicazioni saranno trattate con la massima discrezione e rimarranno, per quanto possibile, riservate. La Società non ammette ritorsioni di nessun genere contro amministratori, dirigenti o dipendenti per segnalazioni di avvenuta o sospetta violazione inoltrate in buona fede. Tuttavia, chiunque inoltri deliberatamente una falsa segnalazione di un comportamento criticabile andrà incontro a un’azione disciplinare. C. IndaginiLe denunce di violazione danno luogo a un’indagine immediata. È indispensabile che la persona che effettua la segnalazione non conduca indagini in proprio. Gli amministratori, i dirigenti e i dipendenti devono assicurare la loro piena collaborazione nelle indagini interne mirate ad accertare un’avvenuta o una sospetta violazione. D. Disciplina/ProvvedimentiIl Consiglio di Amministrazione stabilisce, oppure nomina le persone che dovranno stabilire, le azioni del caso da intraprendere nell’eventualità di una violazione del presente Codice. Tali azioni dovranno mirare in maniera responsabile a scoraggiare le trasgressioni e a promuovere la responsabilità e l’ottemperanza a questo codice. Per stabilire quali siano le azioni appropriate da intraprendere in ogni singolo caso, il Consiglio di Amministrazione o il comitato da esso designato dovranno tenere conto di tutte le informazioni a disposizione, incluse la natura e la gravità della violazione, se quest’ultima sia riconducibile a un episodio isolato oppure si sia ripetuta nel tempo, se la violazione appaia intenzionale o involontaria, se il soggetto in questione sia stato precedentemente informato sul comportamento corretto da tenere e se lo stesso soggetto abbia commesso altre violazioni in passato. Qualsiasi violazione di questo Codice può comportare provvedimenti disciplinari che potranno consistere in ammonimenti, periodi di sospensione non retribuiti, retrocessione a un livello inferiore o licenziamento. Saranno soggetti a provvedimenti disciplinari anche gli amministratori, i dirigenti e i dipendenti che siano a conoscenza di una violazione e non agiscano tempestivamente per segnalarla o correggerla e gli amministratori, i dirigenti e i dipendenti che ordinino o approvino le violazioni. Inoltre, alcune violazioni di questo Codice costituiscono reato e l’amministratore, il dirigente o il dipendente che se ne rendono colpevoli possono incorrere in una responsabilità civile o penale. III. Rockwood Hotline.La Rockwood hotline è disponibile 24 ore su 24, sette giorni su sette per chi telefona dagli Stati Uniti (1-877-778-5463), da altri paesi (001-877-778-5463) o dalla Germania (001-888-500-2013). Le chiamate possono rimanere anonime. Un amministratore, un dirigente o un dipendente che abbiano inoltrato una segnalazione anonima potranno richiamare per ricevere informazioni sull’andamento della pratica. È previsto anche un servizio di traduzione per chi preferisce esprimersi in una lingua diversa dall’inglese. È anche possibile effettuare segnalazioni via Internet all'indirizzo www.reportit.net (username: rockwood, password: specialties). Le chiamate alla Rockwood hotline vengono smistate da personale opportunamente addestrato di Report-It, un servizio indipendente esterno alla Società. Quando riceve una chiamata, l’addetto della hotline ascolta la descrizione del caso e rivolge alcune domande per precisarne i termini. Un resoconto riepilogativo della chiamata viene quindi inoltrato al Compliance Officer (responsabile di verificare il rispetto delle regole di condotta della Società) affinché la questione possa essere risolta al livello gerarchico appropriato. I reclami su questioni finanziarie che riguardano la contabilità, i controlli interni e la revisione dei conti saranno inoltrati al Comitato di controllo del Consiglio di Amministrazione per una tempestiva indagine e soluzione. |
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