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ROCKWOOD HOLDINGS, INC.VERFAHREN FÜR DIE KOMMUNIKATION DER I. EinleitungEs ist ein Grundsatz von Rockwood Holdings, Inc. (das „Unternehmen“), die Kommunikation der Aktionäre mit dem Vorstand des Unternehmens zu unterstützen. Deshalb hat der Corporate-Governance- und Nominierungsausschuss des Unternehmensvorstands die folgenden Verfahren für die Kommunikation der Aktionäre mit dem Unternehmensvorstand festgelegt. II. Verfahren für die KommunikationJeder Aktionär kann Kontakt aufnehmen mit (i) dem Vorstand als Gesamtgremium, (ii) den unabhängigen Direktoren als Gruppe, (iii) dem vorsitzenden Direktor von Exekutivsitzungen nicht geschäftsführender Direktoren, (iv) jedem anderen Einzelmitglied des Vorstands oder (v) jedem Vorstandsausschuss. Die Mitteilungen der Aktionäre können auf folgenden Wegen an die jeweilige Person oder Gruppe gesendet werden:
Stockholder Communication to the Board of Directors
Jede Mitteilung muss den vollständigen Namen des Aktionärs enthalten. Wenn der Aktionär kein eingetragener Aktionär des Unternehmens ist, ist ein ausreichender Nachweis für den Aktienbesitz beizufügen (z.B. ein Buchungsbeleg, der den Besitz von Aktien des Unternehmens nachweist). Auf der Mitteilung ist außerdem die Adresse (E-Mail oder Postanschrift) des Aktionärs anzugeben, damit gegebenenfalls eine Antwort an den Aktionär möglich ist. Sachfremde Mitteilungen wie z.B. Mitteilungen, die nicht in Verbindung mit den Pflichten oder Verantwortlichkeiten des Vorstands stehen, werden nicht an die angegebene Person oder Gruppe weitergeleitet. III. Verfahren Beim Eingang Von MitteilungenDer Vice President Recht & Verwaltung führt ein Protokoll über alle Mitteilungen außer solchen, die an den vorsitzenden Direktor gerichtet sind, so dass jedem Vorstandsmitglied die Einsichtnahme und Prüfung möglich ist. Der Vice President Recht & Verwaltung führt ein separates Protokoll über alle Mitteilungen, die an den vorsitzenden Direktor gerichtet sind zur Einsichtnahme und Prüfung durch den vorsitzenden Direktor. Jeder Protokolleintrag (i) enthält den Namen des Aktionärs, der die Mitteilung eingereicht hat, (ii) das Datum der Mitteilung, (iii) eine kurze Darstellung des Themas der Mitteilung und (iv) eventuelle Maßnahmen, die im Zusammenhang mit der Mitteilung ergriffen wurden. Der Vice President Recht & Verwaltung bewahrt für die Dauer von drei Jahren nach dem Eingang Kopien aller Mitteilungen auf. Alle beim Vice President Recht & Verwaltung eingehenden Aktionärsmitteilungen, die nicht sachfremd sind, werden an die jeweilige Person oder Gruppe weitergeleitet. Zusätzlich werden eingehende Beschwerden oder Bedenken im Hinblick auf die Rechnungslegung, die internen Kontrollen oder die Buchprüfung an den Prüfungsausschuss weitergeleitet. Jeder Aktionär, der eine sachfremde Mitteilung einreicht, erhält eine Eingangsbestätigung. In dieser Bestätigung wird darauf hingewiesen, dass die Mitteilung an die geeignete Person oder Gruppe weitergeleitet wird und dass die Direktoren nicht auf jede Mitteilung antworten. IV. Änderung von Grundsätzen Und Verfahren Die hierin festgelegten Grundsätze und Verfahren können jederzeit durch Beschluss des Ausschusses geändert werden. |
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